Guida alla Perfetta Riunione di Avvio del Progetto Interno: Strutturazione e Agenda
Ecco come strutturare una riunione di avvio del progetto interno:
AGENDA DEL KICKOFF DEL PROGETTO INTERNO:
- Introduzione
- Presentazione del team
- Condivisione del background del progetto e di come è arrivato fino a noi
- Panoramica del Progetto
- Descrizione del progetto, scopo e obiettivi
- Presentazione del cliente/sponsor del progetto
- Risorse e Strumentazione
- Quali strumenti saranno utilizzati (es. software di project management, strumenti di comunicazione, ecc.)
- Risorse disponibili e ruoli nel team
- Piano del Progetto
- Fasi del progetto e scadenze chiave
- Meccanismo di revisione e approvazione
- Rischi e Sfide
- Discussione sui possibili ostacoli e come superarli
- Pianificazione delle risorse in caso di problemi
- Comunicazione e Aspettative
- Definire come e quando il team comunicherà tra di loro e con il cliente
- Stabilire aspettative chiare sulle responsabilità
- Q&A
- Sessione di domande e risposte per chiarire qualsiasi dubbio
CONCLUSIONE:
Al termine della riunione di kickoff interna, ogni membro del team dovrebbe sentirsi preparato, informato e pronto a iniziare il progetto con una chiara comprensione del ruolo che svolgerà. Questa preparazione è essenziale per presentarsi al cliente in modo professionale e competente durante la riunione di avvio del progetto con loro.
Con una riunione interna ben eseguita, si stabilisce una base solida per il progetto, assicurandosi che ogni membro del team sia allineato e pronto a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi del progetto. Essa rappresenta anche un’opportunità per il team di costruire fiducia e coesione, aspetti fondamentali per la buona riuscita di qualsiasi progetto.
KICKOFF: QUAL È L’AGENDA DEL KICKOFF DEL CLIENTE?
Dopo aver esaminato e definito il contesto, il progetto, i ruoli e il lavoro di squadra, è essenziale passare a discutere l’agenda della riunione di avvio con il cliente. Questo aiuta a garantire che tu e il tuo team siate allineati su cosa verrà discusso, chi presenterà quali parti e come vuoi che fluisca l’intera sessione.
- Definisci i punti chiave che vuoi discutere con il cliente.
- Assegna parti dell’agenda a membri specifici del team per presentazioni o discussioni.
- Preparati a rispondere a possibili domande o preoccupazioni del cliente.
AVANTI – COME MANTENIAMO LO SLANCIO?
Dopo la riunione di avvio, è fondamentale mantenere l’energia e lo slancio. Questa sezione dovrebbe affrontare le fasi successive:
- Pianificazione di riunioni di follow-up e check-in regolari.
- Metodi di comunicazione continua tra il team e con il cliente.
- Pianificazione di eventuali revisioni o controlli di progresso.
- Definire le aspettative in termini di feedback, approvazioni e iterazioni.
DOMANDE E RISPOSTE – COSA NON TI ABBIAMO DETTO?
Chiudi la riunione dando al team l’opportunità di fare domande, chiarire qualsiasi punto o esprimere preoccupazioni. Questo crea un ambiente aperto e trasparente dove le persone si sentono abilitate a parlare.
- Fornisci risposte dirette e chiare.
- Se non conosci la risposta, impegnati a trovare una risoluzione o una risposta dopo la riunione.
- Prendi nota di eventuali punti o preoccupazioni importanti che potrebbero richiedere ulteriori discussioni o pianificazione.
CONCLUSIONE:
La pianificazione e la preparazione per un incontro di kickoff del progetto sono essenziali per garantire che sia efficace e costruisca una base solida per l’intero progetto. Quando tutto il team è informato, allineato e ha una chiara comprensione degli obiettivi, degli obblighi e delle aspettative, sei in una posizione molto più forte per garantire il successo del progetto e soddisfare le aspettative del cliente. Ogni passo nella preparazione serve a creare fiducia, allineamento e una visione chiara per tutti i coinvolti.
RAPPORTI: COME SEGUIREMO E COMUNICHEREMO I PROGRESSI DEL PROGETTO E A CHI? (3 MINUTI)
Uno degli aspetti cruciali della gestione del progetto è la trasparenza nella comunicazione. È essenziale discutere con il cliente le sue aspettative in termini di comunicazione e reportistica. Considera i seguenti punti:
- Frequenza dei rapporti: settimanali, quindicinali o mensili?
- Formato dei rapporti: dashboard digitale, e-mail, documenti?
- Chi dovrebbe ricevere questi rapporti? Esistono stakeholder specifici?
- Quali metriche sono cruciali per il cliente? Milestone, budget, rischi?
COLLABORAZIONE: QUALI STRUMENTI UTILIZZEREMO PER LAVORARE INSIEME? (3 MINUTI)
L’efficienza della collaborazione può fare o interrompere un progetto. Identifica e concorda gli strumenti che il team utilizzerà:
- Piattaforme di condivisione di documenti: Google Drive, Dropbox, SharePoint?
- Strumenti di gestione del progetto: Trello, Asana, Jira?
- Software di comunicazione: Slack, Microsoft Teams, e-mail?
- Strumenti di videoconferenza: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet?
Il tuo obiettivo è assicurarti che tutti abbiano accesso agli strumenti necessari e si sentano a proprio agio nell’utilizzarli.
RISORSE: DI COSA ABBIAMO BISOGNO PER INIZIARE? (5 MINUTI)
Prima di immergerti nel progetto, devi essere sicuro di avere tutte le risorse necessarie per procedere. Questo potrebbe includere:
- Accesso ai sistemi o alle piattaforme del cliente.
- Documenti o dati necessari.
- Formazione o workshop per il team.
- Strumenti o licenze software.
Concorda una lista di controllo delle risorse con il cliente per garantire che tutto sia pronto per quando inizia il progetto.
AGENDA DEL CALCIO D’INIZIO: DI COSA DISCUTEREMO NEL CALCIO D’INIZIO DEL CLIENTE? (5 MINUTI)
Dopo aver esaminato tutti gli aspetti preparatori del progetto con il cliente, ora è il momento di stabilire e concordare l’ordine del giorno per la riunione di avvio effettiva. Assicurati di:
- Elenca gli argomenti principali da discutere.
- Assegna chi presenterà o guiderà ogni argomento.
- Fornisce spazio per domande e risposte.
- Considera una breve attività o workshop interattivo per coinvolgere tutte le parti interessate e favorire la collaborazione.
AOB – NIENT’ALTRO DI CUI DOBBIAMO DISCUTERE? (5 MINUTI)
Concludi l’incontro offrendo l’opportunità di discutere qualsiasi altro argomento o preoccupazione che potrebbe non essere stato coperto. È il momento di affrontare qualsiasi questione pendente o preoccupazione prima della riunione di kickoff ufficiale.
CONCLUSIONE:
L’obiettivo della riunione pre-cliente è garantire che tu e il cliente siate perfettamente allineati prima della riunione di avvio del progetto ufficiale. Questo passo preliminare può semplificare notevolmente il processo di kickoff, ridurre le ambiguità, costruire fiducia e garantire che tutti abbiano le informazioni e le risorse necessarie per iniziare il progetto sulla giusta via.
AGENDA DELLA RIUNIONE DI KICKOFF DEL PROGETTO
- Benvenuto e Introduzioni (5 minuti):
- Breve benvenuto da parte del project manager o del principale stakeholder
- Introduzione rapida di tutti nella stanza.
- Sfondo del Progetto (10 minuti):
- Una panoramica di come è nato il progetto, i driver aziendali che lo hanno portato alla realizzazione e le esigenze del business che si prevede soddisferà.
- Obiettivi del Progetto (5 minuti):
- Una chiara dichiarazione degli obiettivi del progetto e cosa si spera di realizzare alla fine.
- Presentazione dell’Agenzia/Team (10 minuti):
- Breve presentazione sulla tua agenzia, la sua storia, i suoi successi e i punti di forza. Introduzione dei membri del team e delle loro responsabilità nel progetto.
- Metodologia e Processo (10 minuti):
- Una spiegazione di come l’agenzia si avvicina ai progetti, gli strumenti utilizzati, le fasi del progetto e le principali pietre miliari.
- Ruoli e Responsabilità (5 minuti):
- Una chiara divisione di chi farà cosa, sia dal lato dell’agenzia che del cliente. Chi sono i principali punti di contatto? Chi approverà le varie fasi?
- Timeline del Progetto (10 minuti):
- Una presentazione delle principali date e pietre miliari del progetto.
- Rischi e Opportunità (10 minuti):
- Una discussione sui potenziali rischi che potrebbero emergere durante il progetto e come l’agenzia prevede di gestirli. Questa è anche una buona opportunità per parlare delle potenziali opportunità che potrebbero emergere.
- Domande e Risposte (15 minuti):
- Un’opportunità per tutte le parti interessate di porre domande e ottenere chiarimenti su qualsiasi aspetto del progetto.
- Conclusione e Prossimi Passi (5 minuti):
- Un riepilogo di ciò che è stato discusso e una chiara indicazione dei prossimi passi.
CONSIGLI PER UN SUCCESSO DI KICKOFF:
- Mantieni sempre la riunione focalizzata e strutturata. Evita di deviare troppo dall’agenda prestabilita.
- Assicurati che ci sia un equilibrio tra l’ascolto e la conversazione. Anche se stai presentando, è essenziale che il cliente senta che la sua voce è importante e ascoltata.
- Raccogli feedback in tempo reale. Se senti che c’è una preoccupazione o una domanda nell’aria, affrontala subito.
- Concludi sempre con chiari passi successivi. Assicurati che tutte le parti sappiano cosa aspettarsi dopo la riunione.
Con un’efficace riunione di kickoff, imposti le fondamenta per una collaborazione di successo con il cliente, garantendo che tutti siano sulla stessa linea e condividano la stessa visione per il progetto.
- Per approfondimenti sulla gestione dei progetti, visita Project Management Institute.”
